1 自動記錄線上會議的每個重點／Tactiq

專案經理Emma負責這次新產品的推廣，她一邊盯著電腦螢幕，觀看各部門主管在Google Meet上隔空交火，一邊努力記錄會議重點。

行銷部率先發言：「我們一定要在社交媒體上大力推廣，這樣才能吸引年輕族群！」

研發部不甘示弱地回應：「我們的優勢是產品品質，應該找專家代言，展現我們的技術實力。」

行銷部立刻反駁：「如果不找KOL推廣，消費者根本不會有興趣，我們很快就會被競爭對手超車了！」

研發部則堅持：「一直靠網紅行銷是不夠的，消費者更願意相信專家吧！不然我們做個市場調查，看看哪種方式更受歡迎？」

行銷部回答：「市場調查可以做，但產品上市時程很緊迫，你們最好先把方案跟預算列出來，否則會來不及。」

聽到兩個部門「激烈溝通」暫歇，總經理跳出來指示大家跟進，並決定下週再召開一次線上會議，為這次長達兩小時的會議作結。

會議結束後，Emma嘆了口氣。這場會議時間很長，每個人的發言相當多，要整理出一份「精簡而完整」的會議記錄並不容易。

尤其是線上會議無法看到對方表情，不僅要隨時記下發言者是誰，一不留神還會遺漏重點。更別提多方會議時眾人各執一詞、互不相讓的混亂情況，讓整理會議記錄的難度大增。

Emma心想，若能有個「會議記錄小助手」自動記錄發言內容並整理成要點，那該有多好！

Tactiq化身線上會議小助手

線上工具「Tactiq」是個AI小助手，能幫助我們解決線上會議的三大難題：

● 不遺漏重點：AI完整記錄逐字稿，會議過程還能隨時劃重點，所有細節不遺漏。

● 記住發言人是誰：AI自動標記發言人，方便追蹤進度。

● 製作待辦清單：無論是老闆的交辦事項、跨部門的問題、客戶的需求，或是關鍵結論，在開會時都能第一時間用標籤區分完成分類，輕鬆做出待辦清單。

操作步驟

使用Tactiq 這個AI線上會議小助手只需要4個步驟：

【STEP 1】安裝程式

「Tactiq」 是一款瀏覽器擴充功能，適用於現在常見的視訊會議軟體，像是Google Meet、Microsoft Teams、Zoom以及Cisco Webex。

安裝後，未來每次開啟線上會議，Tactiq都會自動執行。

【STEP 2】快速掌握Tactiq 的操作方式

在Google Meet等視訊軟體上，Tactiq以附設小工具的形式顯示於螢幕側邊。

介面布局分為三個區塊：

● 視訊軟體區：原有的視訊軟體畫面。

● 逐字稿區：AI即時擷取發言內容，轉為文字記錄。

● 功能區：螢幕截圖、暫停運作等功能按鍵。

Tactiq操作介面圖示


逐字稿區是AI運作的核心，發言人是誰以及所有發言內容都有完整記錄，甚至某些冗言贅字或斷句不清楚的地方，也會經由AI之手同步進行簡單的修正。

有了這個功能，我們不用再手忙腳亂地一邊開會、一邊寫筆記，也無需擔心一恍神就遺漏了會議重點。

【STEP 3】用標籤分類，輕鬆製作待辦清單

Emma製作會議記錄時，常被行銷部和研發部的意見搞得暈頭轉向，總經理還會穿插其中給予指示。該怎麼快速分類重要內容呢？

運用Tactiq的標籤（Tags）功能，就能在線上會議進行時，同步將重要內容依照不同屬性進行分類。

系統預設四種標籤：決策（Decision）、行動（Action Item）、問題（Question）與標註（Callout）。

直接用滑鼠選取逐字稿區的某段文字，即可加上標籤。

更重要的是，還能預先設計專屬於自己的標籤系統，讓分類邏輯更符合需求！

舉例來說，頭暈腦脹的Emma將標籤系統設計為：

● Decision：總經理的裁示或重要決策。

● Action Item：各部門後續執行的工作。

● Question：灰色地帶的問題、尚未整合的爭議，或是留待下次會議討論的事情。

● Callout：Emma個人執行的工作。

透過這樣的分類方式， Emma為每段發言「劃重點」的同時，也依照不同目的把每個重點分類存放，大幅縮短事後整理會議記錄的時間。

Tactiq客製化標籤操作示意圖


良好的會議記錄必須包含一份清晰的待辦清單，讓所有與會者在會後迅速回顧重要決策，清楚掌握自己的任務。

上至老闆的指示、下至同事的需求，以及每項任務由誰負責、如何執行、回報頻率與完成期限，都是待辦清單必須記錄的內容，也是整理會議記錄最耗時的地方。

如今，AI逐字稿搭配標籤分類功能，簡化了製作會議記錄的程序，讓工作效率倍增！

如果你也想像Emma一樣客製化自己的標籤系統，可在Tactiq的設定頁面（連結附於文末），依序點選Account & Settings→Settings→Tags，即可調整或新增標籤內容。

【STEP 4】完成會議記錄

會議記錄的形式可能會因為企業文化或主管偏好而有所不同，常見兩種流派：

● 行動方針派：只記錄待辦事項與關鍵決策，省略其他發言內容。簡明易懂，屬於一般企業喜愛選用的方式。

● 鉅細靡遺派：按照議程順序或發言先後，詳實記錄每段內容，整理完成的會議記錄讀起來近似逐字稿。屬於政府機關、公務人員常用的方式。

無論你是哪種流派，Tactiq輸出的成果都能滿足需求。

善用標籤功能，能替行動方針派的使用者高速完成待辦清單；經由AI自動生成的逐字稿，則是鉅細靡遺派使用者的一大福音！

技巧再升級

【技巧 1】優化逐字稿品質

如果你在使用過程中發現語音辨識的效果不佳，逐字稿錯字連篇，請特別留意「轉錄語言」（Transcription Language）的設定。

Tactiq依照轉錄語言生成逐字稿，目前還無法兼顧多種語言。舉例來說，在中文對話的情境，若不小心將轉錄語言設定成英文，就會影響到逐字稿的品質。

【技巧 2】給重度使用者的4個祕訣

如果你是線上會議的重度使用者，以下還有4個值得嘗試的操作祕訣：

● 螢幕截圖：擷取螢幕畫面（例如講者的投影片），自動附帶時間標記，事後輕鬆對照會議內容與截圖畫面。

● 連接雲端硬碟，自動儲存記錄。

● AI工具包：讓AI做摘要、條列重點，或為下場會議撰寫議程等。

● 字詞替換（Auto-Correct）：替換常見錯字或專業術語。例如，「IP」一詞既代表智慧財產權，而在半導體業又常被視為「矽智財」的簡稱，這類行話都能用Auto-Correct功能，交由系統自動辨識與替換。

2 高速完成會議後的進度追蹤清單／Whisper JAX + Claude

業務部的Ben對於團隊的開會風氣頗有微詞。比如今天的會議又在重複討論早已決策完畢的事項，再比如，分派了10項工作，但一個月後只剩5項在推進，其餘的在忙碌中被遺忘，直到某天演變成無法忽視的問題，大家才重新開會討論。

「On the same page」的意思是，開會時每個人要專注於同一頁資料，才不會眾說紛紜、雞同鴨講。如果同事之間能時時on the same page，保持共識，就能避免許多重複且無關緊要的討論，開會效率提升，彼此的合作更愉快。

大家該專注的那頁page，正是「進度追蹤清單」！

一份優質的會議記錄不該是死板的流水帳，而應包含進度追蹤清單，明確列出每個工作項目及負責人，讓每個工項的歸責明確，避免發生漏接的情況。

想到這裡，Ben意識到會議記錄的形式必須改版、進化，但是誰肯主動挽起袖子接下這份吃力不討好的差事呢？

Whisper JAX + Claude，高速製作進度追蹤清單

開會期間，我們忙著應付上司的緊迫盯人，同事的激烈提問，抽不開身記錄重點時，「錄音」是個好辦法。但是，開完會後，重新聽一遍錄音檔並手動打字又是一件苦差事。沒關係，這項麻煩的工作就交由AI執行！

運用語音轉文字AI工具「Whisper JAX」搭配新版本的大型語言模型「Claude」，就能用最小的工作量，讓手邊的會議錄音檔，高效轉換為條理分明的進度追蹤清單！

操作步驟

【STEP 1】用錄音檔製作AI 逐字稿

「Whisper JAX」這個線上工具輕巧實用，能將手上的錄音檔輕鬆轉成逐字稿，不僅準確度高，速度還很快！目前它架設於Hugging Face平台之中（連結附於文末），背後採用OpenAI開發的Whisper模型。

進入首頁後，請按照以下四步驟操作：

1. 選擇使用模式為Audio File（錄音檔）。

2. 在檔案上傳區上傳會議錄音。

3. 在功能設定區選擇Transcribe（語音轉文字）。

4. 點擊Submit。

接著就讓程式自動運作，稍待一小段時間，畫面右方就會顯示逐字稿。現在中文、英文、日文等常見語言都能順暢處理。

拿到的逐字稿想必是參雜著多人對話、略顯凌亂的文字內容，但不用擔心，接下來，我們就請AI整理為結構化的資料。

Whisper JAX操作示意圖


【STEP 2】訓練AI 學習文案格式

請在瀏覽器開啟「Claude」（連結附於文末）。

首次使用時，需要以電子郵件註冊，並驗證手機號碼，依照畫面指示操作即可。

Claude是由Anthropic推出的AI聊天機器人，它跟ChatGPT師出同門，操作方式也相似。Claude擅長處理文字資訊，能夠根據我們下的指令生成文件、報告、信件等內容，也能夠重新編輯、摘要、改寫我們提供的資訊。

這次就是要請它「重新編輯」開會內容的逐字稿。

但請不要直接將逐字稿丟給Claude，並告訴它「請條列出這次開會的重點」或是「請整理成進度追蹤清單」。根據經驗，這麼做的成果通常很差，因為AI時常看到黑影就開槍，即使不理解我們的指令與需求，它還是會糊里糊塗地回應。

解決這個問題的方法是訓練AI學習文案格式，給它正確的資料模仿與參考非常重要！

訓練AI並不難，就是把自己覺得寫得不錯的資料提供給它，請它分析。也就是告訴AI，我們希望它如何處理這次的任務，我們心中理想的進度追蹤清單長什麼模樣。

舉例來說，我們可以將網路上寫得不錯的會議記錄，或是格式恰當的進度追蹤清單提供給Claude，讓它分析這份資料。即使文字內容跟我們的工作完全無關也可以使用，重要的是，讓Claude學習符合我們需求的格式。

讀到這裡，如果你還沒有頭緒，沒關係，請直接複製以下方法進行訓練。


在這次對話中，Claude已經掌握了範例資料的格式，如果我們想要修正格式，使其更貼近實際需求，也可以告訴它「請將日期格式改為月／日／年」或是「請將主要項目改用A、B、C標示」，如此一來，Claude就能知道自己哪裡做得不好，如何修正。

我們可以重複幾次這個訓練過程，逐步調整，或提供更多範例資料讓它學習。直到AI提供的內容符合我們所需，然後輸入以下指令：


透過這個指令，未來只要提到「格式A」，Claude就能理解我們指的是這個特定的進度追蹤清單格式，不必再次重複訓練。

【STEP 3】拆解逐字稿，改寫成進度追蹤清單


這樣就大功告成了！

Claude表格製作功能示意圖


技巧再升級

【技巧 1】重複使用訓練內容

目前Claude的每次對話都是獨立的，也就是說，我們替進度追蹤清單設定的「格式A」，必須在同一個對話頻道使用，一旦開啟新對話就會失效。

所以，請記得保留訓練Claude的對話記錄，可以將之命名為「進度追蹤小幫手」，就不怕誤刪囉！

【技巧 2】其他替代工具

如果Whisper JAX臨時故障，或是因為系統不穩而無法正常連線，我們可以在網路上找到類似的工具應急，比如：原始版本的Whisper，或是Hugging Face for Audio提供的Whisper Large V3 Turbo（連結附於文末），它們的使用方式都與Whisper JAX相同。Whisper JAX曾經在2024下半年數度癱瘓，讓部分愛用者一時之間為了找尋替代工具而手忙腳亂。這個現象也暗示著「線上」AI工具的不穩定風險。因此，對於重度依賴特定AI工具的人或是企業來說，「私有化」才是長久之計… 閱讀完整內容