AI省下的時間，你的團隊怎麼用？
How Is Your Team Spending the Time Saved by Gen AI? 根據研究，生成式AI可以為工作，尤其是技術工作，省下許多時間。但遺憾的是，不論經理人或基層員工，這些時間有很大一部分被白白浪費掉。本文建議主管採取4個步驟，讓團隊成員充分善用多出來的時間。 插圖／米豪．貝納斯基（Michał Bednarski）
研究人員發現，生成式AI平均每星期可為經理人節省2小時又46分鐘，82％的經理人表示新科技幫助他們更快完成工作。然而許多經理人沒有好好利用多出來的時間：38％經理人坦承他們把這些時間浪費掉一半以上。生成式AI使用者的狀況類似：84％的使用者坦承他們浪費掉至少四分之一的時間。當經理人被問到如何有效運用多出來的時間，40％表示他們只是做了更多以往總是在做的工作。很少經理人表示會運用這些時間來做人際連結、與家人相處、學習新技能、增進身體與心理健康。 洛桑大學行銷系副教授、上述研究主要作者伊莎貝爾．安格勒（Isabelle Engeler）表示：「想要讓人們重新分配節省下來的時間，得先讓他們追蹤自己節省的時間。」她認為唯有當人們清楚知道自己得到多少時間，才能決定要如何善用。「遺憾的是，」她說：「許多人當下並不清楚。」研究中拜AI之賜而省下時間的經理人，有37％正是如此。 為了將AI節省的時間做最有效的利用，安格勒建議主管採行以下4個步驟： 運用策略。注意哪些任務預期從AI獲得最大助益，然後蒐集資訊了解這些任務省下多少時間。但是不要一開始就處理人數眾多的員工，可以從小規模的試驗性群組做起。 安格勒指出：「如果你的目標只是估計AI節省多少時間，試驗性群組的人數不必太多。但如果你想要觀察節省下來的時間對團隊或整個組織有何影響，你會需要比較大的樣本。」 要求員工記錄時間。決定追蹤哪些任務與哪些員工之後，要求被選中的員工記錄每天節省多少分鐘。完成這項步驟有幾個方法。員工可以檢視自己的日常活動，估計AI幫他們節省的時間，然後自行報告，例如記錄在日誌中。員工也可以在執行特定的任務時，分別記錄不使用生成式AI與使用AI所需的時間。 Harvest、ActivTrak之類的生產力追蹤軟體，讓主管觀察與記錄各項任務需要的時間，與員工自行報告相比，能夠提供更為精確、客觀的數據，了解員工省下多少時間。無論使用哪一種方法，任何形式的追蹤都要讓你充分掌握AI節省多少時間。 擬定重新分配時間計畫。掌握生成式AI能為團隊節省的時間之後，擬定計畫把這些時間用在有意義的地方，例如進行有助於增進員工福祉、生產力與個人成長的活動。詢問員工過去是如何運用節省下來的時間、將更多時間投入何處會讓他們受益最多。不過主管也要記住，無論是鼓勵員工充電，還是督促他們面對新挑戰，方向都是由主管來設定。 「員工如何利用多出來的時間，最終決定於主管鼓勵他們如何運用。」安格勒指出，「員工可以計畫一下，利用這些時間活動筋骨、喝杯咖啡、與同事互動，或者擬定策略專案。無論如何選擇，重點都在於要有明確目的，事先安排規畫。如果沒有引導與事先規畫的活動，AI省下的時間很容易就會白白浪費。」 監控時間用途如何改變。對於協助員工善用多出來的時間，定期的監控與回饋非常重要。主管必須保持關注，觀察部屬如何利用多出來的時間，提倡效益卓越的運用方式。 「生成式A I工具能夠大幅提高生產力，讓員工更能兼顧工作與生活。但是想要做好時間的重新分配，我們需要一種深思熟慮、目標明確、持之以恆的做法，」安格勒強調。「藉由協助員工察覺與重新分配省下來的時間，公司就能確保AI帶來的效率會為職場與職場之外的地方，帶來有意義的變化。」 關於這項研究 〈你如何運用生成式AI省下來的時間？許多人白白浪費，經理人也是〉（What Do You Do with the Time Saved by Generative AI Tools? Many Waste It, Managers Included），作者為伊莎貝．安格勒（Isabelle Engeler）等人（工作論文，2024）。 閱讀完整內容
