01 兼顧品質的省時

有些人認為：「只要加快速度，就能在同樣的工時內完成更多工作，效率自然會提升」，因此努力的設法縮短完成單一作業所需的時間。

這樣的想法雖然沒錯，但如果只是單純的縮短時間，有時反而會變成偷工減料。因為這樣做往往忽略最終成果的表現、品質，以及對方的滿意度。

在商務場合中，人們重視的是結果，也就是成果。即使所需時間被大幅的縮短，若無法交出令對方滿意的成果，一切都毫無意義。若因品質不佳而被要求重做，或是自己的意圖未能正確傳達，導致不斷的偏離目標，最後還是得花上更多心力補救。原本想節省時間，卻增加額外的工作，這可就本末倒置了。

在工作中，真正被期待的是兼顧品質的省時，也就是必須在維持品質的前提下，運用巧思來縮短工作時間。這才是真正的提升時間效能。

舉例來說，假設有一位重要的客戶非常喜歡電影，他告訴你：「《○○》這部作品非常好看，網路上也有播映，你一定要去看！」

如果只是單純要省時間，那麼快速的瀏覽評論網站、影評文章也是一種方法。或者，你用兩倍速觀看影片，也可以把時間減半。但，這種行為真的能算是高效能的做法嗎？只要一跟熱愛電影的人交談，恐怕立刻就會被對方識破「根本沒認真看過電影嘛！」給重要的客戶帶來這種印象，是聰明的做法嗎？

相反的，若你確實花心思看完，讓客戶感受到「你居然特地花了這麼多時間研究電影」，反而能帶來更大的好處。

在商務場合中，與其追求省時，不如著眼於提升時間效能，這才最重要。


02 多出來的空檔，你想做什麼？

在釐清提升時間效能的定義後，你還有另一件事需要思考：我們究竟為什麼要提升時間效能？

當你有意識的追求效率，工作密度就會提高，於是在同樣的工時內，你能夠完成比平時更多的任務。如此一來，你不僅能準時下班，也不必把工作帶回家，自由時間也會增加。

然而，有些人把釋出的空檔用來漫無目的觀看網路新聞、YouTube影片，或是玩手機遊戲。也有些人好不容易空出了時段，卻接下別人請託的工作，讓自己承擔更多任務，最後還是維持忙碌的日子。

難得提升了時間效能，也提早完成工作，到頭來卻變成這樣，不覺得有點可惜嗎？既然都提高效率了，不妨將時間用在讓人生更充實、自己更幸福的事情上！唯有這麼做，時間效能的提升才有價值。

當然，偶爾窩在床上滑手機，也可以轉換心情、放鬆休息。但除此之外，還有很多能讓自己與身邊的人更幸福的運用方式。至於要做些什麼，每個人的選擇都不同，答案也沒有正確或錯誤之分。無論如何，能讓你感覺幸福、人生更加充實才是最重要的。

當你提早完成工作時，最想把時間花在什麼事情上？請務必花一點時間，仔細思考自己提升效能的目的，以及多出來的空檔要如何運用。這些構想，也將成為你持續追求高效率的動力。


03 列出讓自己變幸福的行動

睡眠、工作、通勤、吃飯、洗澡⋯⋯扣除這些生活中無法省略的必然事件後，剩下可支配的時間大致可以分為以下四類：

1. 角色的時間

作為父母、子女、公司職員這類角色附帶產生的時間。例如：接送孩子上下學、照顧父母、每日往返通勤等。

2. 自我投資的時間

用於磨練自我、提升能力的時間。例如：準備證照考試、學習外語，或是閱讀與工作和夢想相關的書籍，以及運動等。

3. 消耗的時間

做沒有明確目的，也不會帶來特別喜悅事物的時間。例如：上網、玩手機遊戲、瀏覽社群媒體、看影片或電視節目，總之都是些漫無目的，憑著感覺在做的事情。

4. 為了自我幸福而花的時間

讓你感覺「正因為有這段時間，我才有辦法拚命努力！」讓人生變得充實、喜悅的時間。例如：和家人或朋友相處的時光，或是投入於興趣、喜好等。

若要實踐可帶來幸福的高效能生活，理想做法是減少第三類（消耗），並增加第四類（幸福）。第三類和第四類有時候不容易區分，不過這裡有一個判斷基準：如果前面能加上「無所事事的」這個詞彙，這件事就是第三類，如果能讓你體會成就感、充實感，就屬於第四類。

為了持續增加第四類，請你先嘗試列出一張清單，寫下「如果我有○天（○○小時），我想做什麼？」建議可用三十分鐘、半天、一天、一週⋯⋯之類的長度來劃分時段，並具體舉例。

比方說，假如我有三十分鐘，我想去按摩；如果能空出三週，我想去南極旅行。在我擔任祕書期間，多數的老闆會把時間用在育兒或家人身上。

不斷設定自己想做的事，就是你啟動「幸福時間效能生活」的第一步。


04 拚命努力反而沒效率

若想讓時間效能提升，有一件事必須先放下。那就是「盲目的拚命努力」。

有些人以為，只要打起精神、比以往更加拚命的工作，就能提升效能，但這是個天大的錯誤。事實上，高效能的做法正好和拚命努力背道而馳。因為，正是那種覺得好麻煩、想輕鬆一點的心情，才會引導我們思考該如何提升時間效能。換言之，盲目的硬撐著努力，反而更難提升效能。

那麼，該怎麼做？答案不是靠自己蠻幹，而是去模仿那些已被認為是高效能的既有做法。舉例來說，在你的職場上是否有總是能準時下班的人，或讓你覺得「這個人很會抓重點耶」的同事？只要觀察他們平常怎麼工作，甚至直接去請教他們，再試著模仿那些方式即可。

同時，也請你務必嘗試將本書介紹的方法融入自己的生活。其中難免會有一些讓你覺得不太適合自己職場或工作的做法，這部分就逐一取捨吧！

這就跟料理一樣，對新手而言，要他們一開始就做出「原創且完成度高的料理」難度非常高，但如果讓他們先去搜尋受歡迎的食譜，照著裡頭的做法烹調，幾乎都能做出保證美味的菜餚。

在日本藝術或武術領域，有一個概念叫「守破離」。「守」――忠實遵循師父傳授的招式，再加以實踐；「破」――熟練後以這個形式為基礎，一點一點的做出變化；「離」――跳脫原有框架，達到屬於自己的境界。

提升效能也是同樣的道理，請別單憑氣勢或自己摸索硬撐，就先從學習、模仿既有的做法開始吧！你不需要逞強。只要將這些現成的高效方法變成習慣，就算不拚命努力，你的時間效能也會自然而然的持續提升。


05 將注意力放在工作目的上

「之所以沒時間，都是因為○○害的！」有時候，我們也許會想把沒時間歸咎於某個外部因素，例如工作忙碌、主管分配不當或指示不明。確實，這都可能是造成你忙碌的原因之一。

但假使真是如此，待在一樣的環境裡，面對別人交辦的事情又照單全收，情況恐怕永遠也不會改變。

想像一下，當你面對多得令人頭昏眼花的任務時，第一個浮現在腦海中的問題是什麼？「要怎麼做完？」、「先從哪件事開始下手才好？」恐怕有許多人都是這麼想的，對吧？換句話說，他們的注意力都放在「How（怎麼做）」和「What（做什麼）」上。

相較於此，我曾經協助過的一位老闆總是這麼說：「要先思考Why。」Why是為什麼的意思，所以思考Why就是去想「為什麼要做這件事？為什麼必須做？」換言之，我們要將注意力放在手段、方法前，也就是工作的目的上。

那位老闆總是能在下午五點前完成工作，然後乾脆俐落的下班，當我問他為什麼要先思考Why時，他告訴我：「因為這樣比較容易捨棄那些不必做的事。」

那時我剛擔任高層祕書，還不太熟悉業務要領，總是搞得手忙腳亂。他的言下之意，就是我連「不需要做的事」也算進了工作裡，所以才會這麼忙。

在那之後的祕書生涯中，我也多次從其他老闆口中聽到類似這樣的話：「為什麼要做這件事？」那些以高時間效能來處理工作的人，都會先思考Why來釐清工作的目標或終點，再整理任務的優先順序，或是取捨。

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