哈佛生、一流菁英都在用的行事曆

據說，在培育出最多具影響力的CEO與國際人才的美國哈佛大學，為新生與MBA學生上的第一堂課就是「時間管理」。向來致力於孕育頂尖菁英的名校哈佛大學，為什麼特地選擇「時間管理」作為教導學生的第一堂課呢？

設定優先順序與有效管理時間，以實現目標的能力，是哈佛大學的必修學分。此外，哈佛大學也以高強度的課業聞名。為了成功應對不容小覷的學業，明白時間的重要性與有效使用時間的方法，確實比什麼都來得更重要。

哈佛大學是出了名的難進、難出。「從哈佛畢業後，人生就會變得輕鬆許多」，是流傳在哈佛學生間的一句話。這句話意味的是，如果有辦法熬過哈佛學士課程的艱辛，畢業後無論面對任何事，都能不費吹灰之力搞定。實際上，哈佛學生需要在每週閱讀數本書，以及在撰寫論文、準備報告的同時，參加大大小小的考試。光是會讀書，並不會成為最受認可的人。除了運動能力是基本之外，還得積極參與多樣社團活動、志工活動，再加上優秀的學業成績，才有辦法被冠上優等生的頭銜。

會讀書又會玩的祕訣──提前十天完成

究竟哈佛大學的學生是如何在消化高強度日程的同時，取得優異成績呢？哈佛大學的學生是不是有什麼獨門的學習方法呢？讓我們一起讀一讀，這篇關於介紹哈佛大學學生學習祕訣的訪談。[1]

韓國國立生態院首任院長、梨花女大客座教授崔在天，曾於一則媒體訪談中提及美國哈佛大學優等生的學習祕訣。根據報導內容，曾就讀於哈佛大學的崔教授，表示由於自己在求學期間擔任宿舍舍監的緣故，所以有機會近距離觀察其他學生。他尤其留意那些平常看似玩得不亦樂乎，實則成績好得嚇人的優等生。後來，才發現他們沒有公開的獨門學習祕訣不是其他，正是「提前十天完成」。哈佛優等生會比預期提前十天準備好必讀讀物、需要繳交的論文、報告資料等。

筆者在讀完這篇訪談報導後，內心突然大喊了一聲「我找到了！」擔任國內、外企業最高領導者的祕書長達十五年的我，近距離觀察組織內領導者的工作方式，透過分析這些人的工作習慣與自身提供諮商的經驗，頓悟了一件事──哈佛優等生的學習祕訣與高效工作者的工作習慣一樣。

筆者遇過的高效工作者、工作表現受認可的人、深受尊崇的領導者、組織內握有最高決定權的CEO等，他們的工作方式都與「提前十天完成」的原理與特徵如出一轍。如同崔教授在訪談中提到的，這個概念並不只侷限於課業，而是適用所有世事的「處事祕訣」。

再忙，都不會被時間追著跑

「這是適用於任何人的祕訣。無論是正在求學的學生，或是踏入職場的上班族、負責處理家務的家庭主婦都一樣。畢竟，每個人都得做事。這就是不管要做的事再多，也不會被它們追著跑的處事祕訣。」

如同崔在天教授所言，「提前十天完成」是每個人都能善用在日常每件事的處事祕訣。如果是學生的話，可以在繳交作業前反覆檢查與修改，提升作品的完整度；考前也能保留充足時間，將考試範圍重新整理一次。如果是在家庭的話，即可在生活用品用完前，事先補齊備品，或是在繳稅截止日前，備妥款項，避免發生遲繳、未繳的情況。

撰寫該篇報導的記者也表示，自己實際將「提前十天完成」的概念應用至生活後，確實體驗到令人驚訝的效果。將截稿日提前十天後，不僅減輕截稿的壓力，也能利用多餘的時間反覆修正，使文章變得更為精緻，最終得以在平心靜氣的狀態下完成更多工作。

崔教授補充道：「起初的確很辛苦，畢竟得在減掉十天的情況下完成進度。再加上以前養成的習慣，試錯了一陣子」、「可是，只要開始了提前十天完成進度後，整個生活模式都會變得不一樣。從那時起，我展開了嶄新的生活。」

筆者見過的「高效工作者」，同樣不是那些單純只會「埋頭苦幹」、「整天忙得團團轉」的人，而是會將事情提前完成，重視預留事後檢討與改善的時間。正是因為有效善用時間，看起來便顯得格外從容，並能搶先一步掌握主導權，取得有意義且豐碩的成果。

為什麼成功的領導者如此重視提前完成工作的習慣呢？

將「提前十天完成」應用在處理事情時，其過程與結果會變得有什麼不同？

真正的高效工作者是如何善用「提前十天完成」的策略，並取得成果呢？

如何將「提前十天完成」應用在人生呢？

在回答上述問題的同時，我們也一併檢視「提前十天完成」的祕訣與原理。讓我們將「提前十天完成」的概念延伸至企業、組織、職場、日常等領域，深入瞭解高效工作者的特殊工作習慣與祕訣，並探討如何將這個概念具體 應用於你我的生活。

高效工作者會比預期提早完成工作

希望一棵樹能夠茁壯，首先得要持續澆水，並且適時修剪。希望一棵樹能夠結成果實，需要的是預留充足的時間悉心照料。

工作也是如此。為了趕上截止時間而匆忙完成，其實等同於揠苗助長。將「提前十天完成」的概念付諸實踐，便能從容不迫地改善，收獲意義非凡的果實。

「趕在截止時間前完成確實很重要，但更重要的是把事情做好啊！」

策略規劃組的S，今天又被組長大罵一頓了。雖然趕在截止時間前完成報告，卻被嚴厲斥責「內容不足」。為了趕在期限內完成報告而傾注的心力，彷彿都在頓時間化成泡沫。明明已經在預定的截止時間交出成果，換來的卻是「時間沒那麼重要」，著實令人有些不知所措。儘管內心也很清楚成果的品質有多重要，但當下倒是很想反問一句：「既然如此，為什麼不多給點時間？」

「我得趕快修改好，重新上呈才行，但……到底該怎麼做？」雖然身體已經開始邁向下一項工作，內心卻十分煩躁，思緒也很複雜。

比截止時間更重要的是……

像S一樣，拚命趕在截止時間完成的態度，是被動型職員典型的工作習慣。被動型職員會以截止時間去擬定計劃，將行程排得密密麻麻，以免浪費任何時間，並且努力在規定時間內按照計劃完成工作。然而，卻怎麼也無法擺脫「時間」這個框架的限制，只顧著埋頭遵循擬定的時程表。這也是沒有「做事頭腦」的人的典型特徵。

有做事頭腦的人則做法不同。儘管乍看之下確認工作日程的模樣差不多，但他們往往是把重點聚焦於業務的發展與結果，而不是截止時間。

一開始雖能從容不迫地訂好截止時間，但很多時候會在實際開始工作時，發現比預期需要更多時間。此時，有做事頭腦的人會發揮靈活的彈性，確認剩餘的時間並且盡可能重新調整業務順序，以獲取更好的成果。

假如經過判斷後需要延長期限，會事先向相關人士說明情況後，提出調整日程的建議。避免為了趕著配合截止時間，反而導致成果出問題。調整日程時，也會主動反過來提出適合自己的日程安排，而不是一味配合對方要求的時間。

有時會為了如期完成工作，篩選受委託的業務，並適時尋求協助，並觀察工作發展的趨勢及全面研究必要事項後，再根據情況自由調整時間與業務量。

假如時間是一條等速移動的輸送帶，有做事頭腦的人會在時間上考慮工作的發展與結果後，根據需求重新調整業務。將調整業務的主導權掌握在自己手中，而非交由時間控制。

相反地，被時間追著跑的人又是如何？將拚命追趕卻尚未完成的結果放在輸送帶上，然後無可奈何地面對自己明明很努力，卻被上司大罵一頓的局面。

告別忙盲茫！關鍵在於彈性變通

營業部的L經理為了在兩星期後的新產品企劃會議上提出創意構想，空出一整天的日程。然而，整個上午卻完全集中不了精神。雖然會議是在兩星期後，時間上還算寬裕，但在毫無進展的情況下，只有時間不近人情地流逝著。

L經理隨即轉換處理方式。他認為若放任情況這樣發展下去，非但無法發揮創意，甚至還會造成其他工作的延遲，於是決定提前處理，在隔天日程中有辦法輕鬆解決的一、兩項業務。就在快完成提前一天處理的工作時，忽然靈光一閃出現關於企劃的想法。雖然當時已經接近下班時間，但還是先做個簡單的筆記。

隔天上班後，L經理稍微整理前一天留下的筆記後，開始著手撰寫新產品的企劃案。剩餘的時間則用來重新修改這份企劃初稿，使其變得更為完善。

L經理將當下無法處理的工作與其他日程交換，並順利完成理想的成果。假如L經理只顧著按照預定的計劃，結果會是如何？要不是寫出令人不滿意的企劃，要不就是得將工作持續至第二天，導致連帶延遲隔天業務的糟糕情況。

L經理的工作方式，與「比預期提前十天完成」相當類似。為了好好完成工作，重新調整業務的排序。由於新產品的創意構想與提案是相當重要的業務，所以經判斷勢必得提前完成如此重要的工作，才能確保時間上的寬裕。然而，進展卻不如預期，因此決定先解決可以馬上處理的小事。等到創意浮現時，盡快把握時機，最後順利完成提案。彈性調整時間，確保預留充分的時間修改，在沒有壓力的情況下有效率地處理業務。

愈重要的工作，愈該提前進行

企業CEO處理業務的方式，也是依循類似的模式。CEO作為一間企業握有最高決定權的人，必須在消化各種日程的同時，做出最好的決定。他們是比任何人都需要徹底管理時間的人。日程的管理基本上是由祕書安排，但最後仍得經由本人確認與調整。雖然會根據需要的時間制訂日程，不過這只是用來處理日常業務的輔助。比起消化預定的日程，順利進行工作並交出成果才是更重要的事。為了按照預定的日程，卻沒有充裕的時間檢討與判斷，自然就會提高做出不適當決定的機率。

「迫於時間上的不得已」這句話，意味的是工作的主導權不在自己手上。只顧著埋首於非完成預定日程不可的想法，很容易讓人頓時失去整體的方向。然而，最高階的領導者卻懂得綜觀趨勢，於必要時果斷調整後，再繼續著手工作。

因此，越是重要的工作，越會提早處理，充分預留檢討與深思熟慮的時間。這就是CEO掌握工作與時間主導權，並且做出更好選擇的策略。

「提前十天完成」，是為了讓時間的主導權重新回到自己手上。善用「提前十天完成」的策略，堅守我們對於工作與時間的控制權。當我們有能力掌控與調整的事物越多，信心也會變得越強。

當一個人握有主導權，並且藉此達成成就時，不僅會開始為自己感到自豪，更會因此受到激勵而願意接受新挑戰。如此一來，才能成為自己理想人生的主人… 閱讀完整內容