該如何發現無效的KPI？

擔任講師之後，經常有人問我：「該如何發現無效的KPI？」如同前面提到的，只要詢問他的設定方式，自然就能發現。

不過，我只要看到KPI，就能知道這樣的設定是否有問題，或者完全無效，而且是一瞬間就能發現。

不是只有我才具備這項能力，只要掌握重點，任何人都能學會分辨無效的KPI。

瞬間看穿無效KPI的方法

掌握無效KPI管理時，最簡單的方法就是：先請發問的人透過電子郵件等，寄來自己組織的KPI管理資料。

最典型的模式就是：在主文中進行簡單說明，並加上附件的幾份資料。以這種情況為例，即使不開啟附件，也能辨識出無效的KPI。

附件資料如果是Excel之類的「試算表檔案」，就是典型的

無效案例。開啟這樣的附件，就會看到試算表中列出許多項數值組合，由此可知這個檔案管理著許多指標。

根據前面的說明，KPI是將事業成功的關鍵CSF，以「數值目標」呈現。既然是事業成功的「關鍵」，那就是獨一無二的指標。管理許多數值屬於數值管理，不是KPI管理。

即使寄來試算表附件或管理許多數值，也可以在信件主文中寫上一句「KPI是這個」、「附件是參考資料」。

遺憾的是，我沒有看過這樣的案例。這或許是體貼與否的問題，畢竟體貼的人會希望盡量減少對方耗費的時間。

只要閱讀郵件的主文就能發現這點。如果主文也寫得簡短、簡潔，就表示發問者盡可能幫助對方減輕負擔。

然而，沒有補充說明就寄來試算表資料的人，缺乏這方面的體貼心。

如果是有效的KPI，就會在郵件主文中直截了當地寫出KPI。例如「本期的KPI是介紹20,000組」。至於附件則是說明決定CSF的經過，以及KPI的數值邏輯等說明資料。

因此，只要觀察郵件的主文與附件，就能想像該組織的KPI是有效或無效。

說了這麼多，簡而言之，寄來試算表的組織，通常都設定了無效的KPI。

所以輕易地就能迅速分辨。

KPI是「號誌」，所以只有「1個」

附帶一提，並不是管理許多指標不好或不對，但這並不屬於KPI管理，而只是單純的數值管理。總之，我想說的是，管理許多指標，就只是在做數值管理。

KPI管理是只把焦點鎖定在最重要的數值，並進行管理。當然，經營企畫成員與商品企畫成員需要掌握各種數值。在某些情況下，設定KPI時也需要確認許多數值。

這裡再次提醒，如果只是管理大量數據，並不算是KPI管理。

如果有許多號誌需要確認該怎麼辦？

我在講座中將KPI比喻為「號誌」。雖然應該不需要說明號誌是什麼，但還是簡單介紹一下——

「綠燈」是可以繼續前進
「黃燈」是注意或停止
「紅燈」則是停止

換句話說，達成KPI數值目標的狀態是「綠燈」，代表「能夠繼續以這樣的戰略、戰術前進」。

同理，沒有達成KPI的狀態則是「黃燈」，代表發生問題。

如果持續沒有達成或大幅落後，就是「紅燈」。在亮「紅燈」的時候，不應該繼續執行目前的戰略、戰術，而是應該暫時停下來，採取事先擬定好的對策。

請想像一下：

假設你準備把車開到十字路口。

如果十字路口有許多號誌該怎麼辦呢？就算沒有很多，而是不只1個，也會不知道如何是好吧？

這種時候會讓人搞不清楚該前進，還是該停止。

實際上，十字路口確實有多個號誌，但這些號誌分成車用或行人專用，自己需要確認的號誌只有1個。

換句話說，如果KPI是號誌，最重要的是只能有1個。

此外，先行指標的「先行」也很重要。「先行」的意思就是事先掌握。

舉例來說，同樣是把車開到十字路口，如果旁邊也有車來，就會發生交通事故。如果都發生事情了才亮起「紅燈」，那這個號誌就沒有存在意義了。

如果不在車輛進入十字路口前就掌握號誌的顏色，那號誌就失去了作用。

換言之，KPI是號誌，因此只能有「1個」。

而且必須在把車開到十字路口前就掌握號誌的顏色，因此將這個號誌視為「先行指標」也很重要。

在轉個大彎後遇到十字路口時，可能會在號誌前還有 1個預告用的號誌。

請想像這樣的號誌，這就是優秀的KPI。

KPI專欄 ❶ 先做再想，還是先想再做

在無效或有效的KPI設定方式中可以發現，在執行有效的 KPI前，需要花費許多時間。

使用無效的KPI設定方式進行KPI管理，一旦開始執行，就很有可能發生問題。

換句話說，就結果來看，無效的KPI往往在執行之後耗費更多時間。

有效KPI的前半部分「需要時間」，無效KPI則在後半部分「耗費時間」。

事實上，設定無效KPI的人，不只是設定方式不良，工作也經常不得要領。我稱這種類型的人為「先做再想」型。至於能夠掌握要領的人，我則稱為「先想再做」型。

1個問題，分辨自己屬於哪類型

除了已經開課11年的KPI講座，我在瑞可利集團的媒體學校，還有另一個講座以「數字的解讀與運用」為主題。

這是我在講座一開始提出的問題：


你會如何分析呢？

學員們面對這個問題的態度，大致可分成 4種類型。

①什麼都不做
②立刻開始計算分析
③思考分析目的
④確認資料正確性

你比較接近哪種類型呢？

❶什麼都不做

這種類型的人害怕數字。所有與數字有關的工作，都被他們歸類為「放棄努力」的對象。這也無可奈何。如果遇到這種類型的成員，最好請他們從事與數字無關的工作。

❷立刻開始計算分析

事實上，採取這種行動的人就是我所謂的「先做再想」類型，同時也是「工作勤奮卻不得要領」、「努力卻做不出成果」的預備軍。「不不不，工作不就是應該盡快著手嗎？」我似乎可以聽到有人如此反駁。但真是如此嗎？以這個情況為例，我會如此告訴學員：

「不能馬上就開始動手計算！」
「請養成確認數據是否正確的習慣。」
「舉例來說，數字的位數妥當嗎？」
「比例與市占率的數值有矛盾嗎？」
「數字的出處明確嗎？」

分析錯誤的資料完全就是浪費時間。如果根據錯誤的資料對事業下判斷……很可怕吧？

沒錯。

這種「從眼前工作做起」的類型，就是「先做再想」。而這種類型可能就會出現做白工或意外（錯誤的判斷）。

❸思考分析目的

這樣做的人，多半屬於做事能夠掌握訣竅，或是生產力高、能夠做出成果的類型，我稱為「先想再做」型。

❹ 確認資料正確性的類型

選擇這樣做的人，能夠正確處理數字，經常能完成準確度高的工作。

案例10 利用KPI，提升工作能力！

身為一介個人，該如何提升工作能力呢？

也可以用KPI管理來解決這個問題。

這是2000年，我擔任瑞可利工作研究所調查團隊經理時，所發生的事情。

當時我們對東名阪地區的1萬3,000名職場人士進行調查。

調查中有這樣的問題：「過去1個月內，曾收集過工作相關資訊嗎？」回答「是」的人約17％。換句話說，只有約1 /6的人在過去1個月內進行資訊收集。

再進一步分析這17％的人，發現他們在相同年齡、學歷、企業規模等條件下，擁有較高的收入。定期為自己輸入資訊的人（或許在工作上更能夠做出成果，因此）收入較高。我想這點合情合理，容易理解。

我得知這點後養成了閱讀的習慣，目標是每周閱讀2本書，每年閱讀100本。其中約1 /3是與工作直接相關的書籍，另外約1 /3左右是與工作沒有直接相關但間接有關的書籍。其餘1 / 3則是與工作無關的書籍。

我設定的KPI是每周閱讀2本書，但這個目標當然會受到身心狀況影響，有時進度飛快，有時也完全沒有進展。就某方面來說，KPI也可當成是身心健康的指標。

拿「沒時間讀書」當藉口的人，來試試「閱讀的KPI」吧！

當我提到這個話題時，有些人會說：「我沒時間讀書。」對於這樣的人，我有一些建議在此公開。

首先，我想問問那些沒有時間的人：

「你知道讀書需要多少時間嗎？」

為了回答這個問題，必須先掌握自己的閱讀速度。平均來說，我大約每分鐘可以閱讀1頁。當然每頁的字數不一樣，有些書的版面是2欄小字，有些書則有大量的插圖與圖解。

此外，如同前述，身心狀態也會大幅影響閱讀速度。而我是否事先掌握這本書的主題，也會使閱讀速度出現差異。

因此，閱讀速度的快慢相當分散，每頁1分鐘只是平均值。但知道這個數字之後，就能掌握閱讀所需的時間。

1本書的平均頁數是200至300頁。而我的閱讀速度是平均每頁1分鐘，因此讀完1本書大約需要200分鐘至300分鐘，平均250分鐘。

我的目標是每周平均閱讀2本書，因此大致估算需要500分鐘。換句話說，如果想在平日5天內讀完，每天需要讀100分鐘。

不知是幸還是不幸，我的通勤時間單程就需要60分鐘，相當於來回120分鐘。如果能夠將通勤時間拿來閱讀，計算起來就會超過100分鐘。

當然也有無法閱讀的時候，那就會在周末補上。

畢竟我的目標是每年讀100本書。

如果依照每周平均讀2本的速度，只要50周就可以達成目標。實際上，1年有 52周，所以我還有 2周的緩衝時間。此外，當我沒什麼興致的時候，我會故意購買大量薄書，透過增加數量來振奮心情。

最近電子書變得普及了，在電車內讀書也變得更方便。通勤時間較短的人，或許也可以減少目標閱讀數量。1天24小時是每個人平等的。通勤時間短的人，只是把時間用在其他地方。

就當成是被騙一次，請試著開始讀書吧！

「習慣的力量」是存在的。不久之後，讀書就會和刷牙一樣成為習慣。就像不刷牙會覺得不舒服，不讀書也同樣會感到不自在。一旦養成這種習慣，你就成功了。

未來將逐漸成為「人生百年」的時代。只依靠過去的知識與經驗，將變得難以生存吧？為了應付變化，培養韌性，最好定期

為自己輸入資訊。

當然，也可以藉由書籍以外的資訊來源來輸入，但讀書是效率非常高的方法… 閱讀完整內容